DATENSCHUTZERKLÄRUNG zum
digitalen Verbandbuch

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Herr Joshua Hilbert, Ostlandstraße 17, 26452 Sande  04422 / 5067 807 o. service@risk-expert.de

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Erfassung personenbezogener Daten im digitalen Verbandbuch dient der Dokumentation von Arbeitsunfällen, Verletzungen oder Erste-Hilfe-Leistungen nach § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

3. Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen des digitalen Verbandbuchs werden folgende Daten erhoben:

- Name der verletzten oder betroffenen Person (sofern erforderlich)
- Datum und Uhrzeit des Vorfalls
- Art und Umfang der Verletzung
- Beschreibung des Unfalls / Ereignisses
- Ort des Vorfalls
- Erste-Hilfe-Maßnahmen und durchführende Person
- ggf. Zeugen

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
- § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 – Aufzeichnungspflicht von Unfällen
- ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO – Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten im Bereich Gesundheit

5. Empfänger der Daten

Die Daten werden intern ausschließlich von autorisierten Personen verarbeitet, z. B.:

- Ersthelfer*innen
- Arbeitssicherheitsbeauftragte
- Personalabteilung
- Betriebsarzt / externe Fachkräfte für Arbeitssicherheit
- ggf. Berufsgenossenschaft oder Unfallversicherung im Meldefall

Die Daten werden auf den Servern von Microsoft im Rahmen der Nutzung von Microsoft Forms gespeichert. Microsoft ist Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Es gelten die Datenschutzrichtlinien von Microsoft (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement).

6. Speicherdauer

Die Daten werden gemäß § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 mindestens 5 Jahre aufbewahrt. Danach erfolgt die Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

- auf Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
- auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17, 18 DSGVO),
- auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), soweit anwendbar.

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an die oben genannte verantwortliche Stelle.

8. Sicherheit der Verarbeitung

Die Erfassung über Microsoft Forms erfolgt verschlüsselt. Der Zugriff auf das digitale Verbandbuch ist auf befugte Personen beschränkt. Es gelten die Sicherheitsstandards von Microsoft 365.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen in der Datenverarbeitung oder gesetzlichen Vorgaben zu aktualisieren.

Stand: 16.05.2025